Qu’est-ce qu’un système ?
Un système est un
ensemble d'éléments, en relation les uns avec les autres, organisés et
coordonnés dans le but d’atteindre un objectif.
Un système possède
trois caractéristiques fondamentales :
• Une structure :
c’est à dire des éléments stables qui n’évoluent que très lentement (ensemble
des éléments qu’ils soient humains, matériels, moléculaires…);
• Des
objectifs qui vont orienter le fonctionnement du système et permettre sa
régulation. Un système transforme des intrants (inputs) en extrants
(outputs). La notion de système est inséparable de celle d’objectif et de
rétroaction. La rétroaction consiste à réguler le système, elle permet de
maintenir le système en état de réaliser correctement son but ;
• Les composants
d’un système sont en interrelation : Un système est composé d’éléments en
interaction. Il ne s’agit pas d’une simple juxtaposition d’éléments mais d’un
ensemble organisé de façon cohérente en fonction d’un but : le tout est différent
de la somme des composants. Il existe des systèmes fermés, c’est-à-dire sans
lien avec l’environnement, et des systèmes ouverts qui entretiennent des
relations avec leur environnement.
Tout système peut
être englobé dans un système plus vaste et se décomposer en sous-systèmes
imbriqués.
Un système s’organise
toujours en fonction d’une finalité et de l’interaction avec d’autres systèmes
ou disparaît. Un système décide de son comportement : il est constitué d’au
moins trois sous-systèmes : un sous-système de décision, un sous-système
opérant et système d’information. Il doit adapter son état, son comportement,
ses propriétés à son environnement. Il s’informe sur son propre comportement :
toutes actions, tous changements génèrent des informations que le système prend
en compte.
Il existe des
systèmes biologiques (le système nerveux), physiques (le système solaire),
sociaux (l’entreprise, l’Université, la société). L’entreprise est un
sous-système de l’ensemble formé par l’économie ou la société.
De même le système
nerveux est un sous-système de l’ensemble constitué par un être vivant ; et le
système solaire est un sous ensemble du système stellaire.
En quoi l’entreprise constitue-t-elle un système ?
L'entreprise est un système dans la mesure où
l'entreprise est constituée d'un ensemble d'éléments en interrelation ou
interaction (les différents services), et tous ces éléments sont organisés pour
atteindre un objectif commun (la maximisation du profit).
L’entreprise possède :
Une structure.
On peut déterminer les
"frontières" de l’entreprise. L’entreprise embauche, débauche, complexifie
ou simplifie ses structures, fait évoluer ses productions, mais conserve
généralement un nom, une politique générale, une culture.
Des objectifs.
L’entreprise poursuit des buts (profit,
puissance, pérennité …), s’organise pour les atteindre par la définition
de plans d’actions, de budgets …, se dote de structures d’exécution, de
direction et de contrôle.
Pour Simon, l’entreprise a une finalité et des
objectifs qui lui sont propres. Mais pour Cyert et March, l’objectif de
l’entreprise n’est qu’un compromis entre les objectifs de ses membres, d'où la
nécessité de la mise en oeuvre d'une stratégie.
Des relations entre ses éléments.
Les relations entre
les éléments d’un système sont ainsi réalisées par la circulation de flux.
Cette interaction se traduit par des flux (échanges de biens et de services,
échanges d'informations) afin d’assurer l’interaction au sein du système.
Dans l’entreprise circulent trois sortes de flux :
• des flux physiques : matières, énergie, travail ;
• des flux monétaires : budgets, recettes, dépenses,
charges, produits ;
• des flux d’information : objectifs, résultats,
paramètres, données.
Des relations avec son environnement :
L'entreprise est un système ouvert, c'est-à-dire en relation permanente
avec son environnement, traversé par des flux (informations, biens, capitaux)
sur lesquels il exerce une transformation pour créer d’autres éléments. Elle
se procure à l’extérieur des matières premières qui vont lui permettre de
fabriquer puis de vendre des produits qu’elle met à la disposition de son
environnement. Ses différentes opérations la conduisent à s’adapter en
permanence à son environnement.
L’entreprise est en fait un sous-système du système économique local,
lui-même sous-système du système régional, et ainsi de suite jusqu’au système
économique mondial. Ce système mondial influe sur le fonctionnement et
l’activité des entreprises, lesquelles exercent elles aussi une influence sur
lui. L’entreprise doit tenir compte de l’ensemble de ses
marchés, clients, personnel, équipements, capitaux, fournisseurs... comme de
ses concurrents et de l’environnement politique, social, juridique,
technologique... Elle doit également tenir compte de ses propres capacités, de
son histoire.
L’entreprise est un ensemble de sous-systèmes en interaction. Chaque sous-système
entretient des relations suivies par les autres sous-systèmes. Ainsi, le
sous-système commercial vend ce que le sous-système production a fabriqué grâce
aux capitaux fournies par le sous- système financier et aux services rendus par
le sous-système du personnel. Chaque sous-système se voit affecter des moyens
qui concourent à la réalisation de l’objectif général de l’entreprise.
Ainsi dans une
entreprise qui conçoit, fabrique et vend des produits :
• Son responsable
des fabrications souhaite qu’il soit fabriqué un seul produit et en grande
quantité (pour réaliser des économies d’échelle, et pour un amortissement
accéléré des équipements) ;
• son responsable
des ventes souhaite lui proposer au marché une gamme étendue de produits (optique
mercatique) ;
• son responsable
des finances souhaite maintenir sa trésorerie au plus haut et, de ce fait,
qu’il soit peu dépensé ;
• son responsable
du personnel (recrutement, etc.) souhaite que la production soit stable et sans
à-coups (effectifs constants).
Les
intérêts particuliers des sous-systèmes sont ici divergents. Aussi, la Direction
Générale devra-t-elle arbitrer et ne considérer que l’intérêt du système global
: l’optimum d’un tout n’est pas la somme…, etc
Il ne convient plus de subdiviser l’entreprise en parcelles organisables
sans se soucier des autres parcelles et surtout de l’ensemble.
Selon une autre optique l’entreprise regroupe des sous-systèmes
d’information, de décision et de contrôle. L'entreprise peut être
représentée comme un système composé de 3 sous-systèmes ouverts et
interdépendants :
Le système de décision
(ou système de pilotage ou système de management)
Il définit les objectifs de l'entreprise à partir de l'analyse de
l'environnement et de la connaissance du fonctionnement interne de
l'entreprise. Il élabore des stratégies pour atteindre au mieux ces objectifs
Il contrôle l'exécution et les résultats des stratégies mises en œuvre.
Le système opérant (ou
système opérationnel)
Il produit les biens et les services proposés par l'entreprise. Il exécute
les instructions du système de décision. Il fournit au système de pilotage des
informations sur le fonctionnement de l'entreprise.
Le système
d'information
Il recherche des informations en provenance de l'environnement. Il
communique des informations à l'environnement. Il sert d'intermédiaire (d'interface)
entre le système de décision et le système opérationnel. Il mémorise et traite
les informations. Le système d'information (SI) est "l'interaction
de sous-ensembles technologiques, organisationnels et humains permettant
d'acquérir, de traiter, de stocker, de communiquer des informations."
De quelle nature est ce
système ?
Entreprise : système complexe
L'entreprise, en
tant qu'organisme complexe composé de multiples parties interconnectées, en
évolution permanente, sous l'action, de l'environnement et de ses dirigeants,
est assimilable à un système complexe. La complexité réside essentiellement
dans le foisonnement des relations croisées qui relient les divers éléments
entre eux. Les liens variés avec des environnements eux-mêmes variés, la
diversité des éléments (et de leurs liens) composant l’entreprise entraînent
une grande complexité de représentation de l’entreprise et la difficulté à
l’identifier clairement (problème des frontières « floues »).
Entreprise : système dynamique
L’entreprise peut en effet connaître de nombreux
états. Elle ne constitue pas un ensemble statique, mais évolue en permanence,
notamment sous l’influence de son environnement.
Entreprise, système régulé
L’entreprise
s’adapte en permanence pour réaliser sa finalité et atteindre les objectifs
fixés, en raison de l’existence d’organes de commande prenant des décisions.
L’entreprise, système énergétique
Elle est animée par des forces, soumise à des
contraintes, tendue vers des objectifs
L’Entreprise, animée par des forces : flux financiers,
matières / composants, ressources humaines / compétences / savoir-faire
L’Entreprise, soumise à des contraintes : marché,
réglementation, environnement, technologie, production / innovation, organisation
/ culture / histoire
L’Entreprise,
tendue vers des objectifs : ratio dépenses / revenus, ressources humaines /
compétences / savoir-faire, conquête, valeur »
L’entreprise, système ouvert
L'entreprise est
en relation constante avec son environnement dans lequel elle puise les
éléments nécessaires à son fonctionnement (matières, techniques, informations).
Inversement,
l’environnement reçoit de l’entreprise les résultats (produits,
services...) et les résidus (déchets, polluants) de son activité.
L’entreprise est
un système ouvert sur son environnement, à la recherche permanente, sous peine
de périr, d’une position d’équilibre dynamique avec le dit environnement et
avec ses différents partenaires (apporteurs de capitaux "fixes",
apporteurs de crédits, dirigeants, encadrement, employés, ouvriers,
fournisseurs, clients, syndicats professionnels, syndicats de
"travailleurs", l’État…).
Quels sont les sous-systèmes du Système d'Information?
"Un système
d'information est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel,
personnel, données, procédures permettant d'acquérir, traiter, stocker,
communiquer des informations (sous forme de données, textes, images, sons,
etc…) dans des organisations". Ces ressources sont interreliées. »)
Un logiciel n’est pas
un système d’information. C’est un composant.
Le système
d’information est donc par nature :
- Hétérogène
- Complexe
- Evolutif
Les quatre fonctions
du système d'information sont :
1) Recueillir
l'information de sources externes et internes.
2) Mémoriser
l'information (elle doit être stockée de manière durable et stable).
3) Exploiter
l'information (consulter, organiser, mettre à jour les informations ou en
produire de nouvelles).
4) Diffuser
l'information.
Les finalités sont
:
1) Le SI aide à la
prise de décision.
2) Le SI est un outil
de contrôle de l'organisation
3) Le SI permet de
coordonner l'activité des différentes composantes de l'entreprise.
Le SI se construit
tout autour des processus « métier » et ses interactions. Pas seulement autour
des bases de données ou des logiciels informatiques qui le constitue. Le SI doit
être en accord avec la stratégie de l’entreprise en appliquant un management
propre à celui-ci, pour cela je vous invite à vous référez aux articles
précédemment écrit sur les référentiels de management.
Dans une
entreprise industrielle par exemple, on peut distinguer plusieurs sous-systèmes d’information :
Sous Système
Gestion des Fournisseurs
Fonctions : Choix
des fournisseurs, suivi
Sous Système d’
Information comptable, Sous Système d’information Financière
Fonctions :
Traitement des commandes, Encaissement, facturation, avoirs, paiement des
fournisseurs, gestion des notes de frais,
Gestion des
budgets, Prévision financière, Gestion de la trésorerie. Bilans
Approche Systémique14
Sous Système
d’information RH
Fonctions :
Prévision personnel, Gestion des compétences, Gestion de la paye, Gestion des
carrières
Sous Système
d’information Relation client
Fonctions :
Planning de promotion et de publicité. Automatisation de la force commerciale.
Analyse des prix et des ventes
Sous Système
d’information Opérationnel
Fonction Planning
des ressources Gestion des stocks Utilisation de la ressource production,
Workflow
Sous Système
d’information de ¨Pilotage
Datawarehouse,
tableaux de bords
Sous Système
d’information pour la qualité
Management de la
qualité, processus
Sous Système
d’information pour la maintenance de l’usine
Gestion de la maintenance
de l’usine
