La Lean Gouvernance

L’enjeu de la gouvernance est d’améliorer la performance générale de l’entreprise.

Toutes les parties prenantes sont concernées et œuvrent pour un processus de décision optimale.

La complexité des SI et la globalisation des entreprises imposent de mettre le SI au service de la stratégie de l'entreprise et de ses objectifs.

La Gouvernance des SI répond à trois objectifs fondamentaux

- Tout d’abord, le système d’information doit avant tout apporter de la valeur et s’aligner sur la stratégie en soutenant les processus de l’entreprise par un travail sur les processus de pilotage.

- Il doit être axé sur la performance, optimisé par un travail sur l’organisation.

- Enfin, il doit maîtriser les risques dans la durée en travaillant sur les processus opérationnels.

Qu’est-ce que le Lean ?

Inspiré de l’industrie Japonaise, le Lean est une culture, une série de principes de fonctionnements agiles des processus, des organisations et des entreprises.

C’est aussi un ensemble d’outils permettant l’identification et l’élimination des gaspillages, non producteurs de valeur ajoutée.

Qu’est-ce que « la Lean gouvernance » ?

La « Lean Gouvernance » se concentre sur les domaines clés de l’entreprise que sont le système opérationnel, le système de management, les comportements et l’état d’esprit. Le Lean vise à simplifier, décloisonner et organiser l’entreprise pour que toutes les ressources de l’entreprise soient mobilisées dans une démarche de création de valeur.

L’objectif au niveau de la DSI,  c’est de:

•          mettre le client (interne et externe) au centre des préoccupations de toute l‘entreprise.
•         Identifier précisément les attentes du client sur l’ensemble des processus
•         Produire uniquement ce que le client a demandé
•       Remettre en cause en permanence l’organisation par « petites touches d’améliorations » en s’appuyant sur la participation de tous

 Comment mettre en place « la Lean gouvernance » ?

   Former au Lean management 

Une des clés de la réussite est l'adhésion des salariés à cette démarche pour partager une vision de la démarche, des exigences du client et de la performance au sein de toutes les équipes. Les équipes seront également formées à la résolution de problème. Cette formation sera suivie d’ateliers de travail avec des groupes de réflexion transversaux sur les processus. Les équipes seront mixées pendant la formation, afin de permettre le partage et la coopération dans les groupes de travail. Durant cette formation l’objectif sera de modéliser les processus informatique et de les optimiser pour supprimer les gaspillages et satisfaire les directions métiers. L’objectif sera aussi de mettre en place une démarche d’amélioration continue.

     Institualiser un comité stratégique avec la direction générale, la DSI et les Direction métiers

Ce comité stratégique doit être constitué des directions métiers, de la DSI et de la direction générale, il se réunira plusieurs fois par an. D’autre part, il pourra être convoqué à tout moment à la demande de la direction générale.

Son rôle essentiel sera de :

. Définir les orientations informatiques et les priorités des projets en fonction des besoins métier, de la stratégie et des contraintes informatiques,

. De fixer les budgets, d’effectuer les arbitrages,

. D’améliorer la communication entre DSI et Direction Métiers et  de partager les contraintes et les objectis,  

. De faire le point sur l’avancement des projets.

     Mettre en place une charte informatique :

Cette charte contiendra les 10 commandements de l’informatique d’un point de vue méthodologie Lean (ex : mettre le client au centre des préoccupations de la DSI, produire de la valeur telle que le client la perçoit, rappeler précisément les attentes du client ...)

     Mettre en place un intranet (type Wiki) :

Afin d’améliorer la collaboration entre les directions fonctionnelles et la DSI, cet outil pourrait être utilisé pour:

• Communiquer sur les projets
• Publier les nouvelles procédures, et support utilisateur
• Faire coopérer les intelligences individuelles sur les projets.
• Remettre en cause en permanence l’organisation par « petites touches d’améliorations » en s’appuyant sur la participation de tous

     Mettre en place un contrat de service (SLA) :

C’est un contrat entre la DSI (en tant que fournisseur) et la Direction métier (en tant que client). La qualité de service attendue par la Direction métier est indiquée dans ce contrat. Les SLA ne peuvent être définis et respectés qu’avec des outils de mesure permettant de surveiller et de mesurer efficacement les engagements (indicateurs : performance des réseaux, etc.) et avec la mise en place d’une facturation interne.

     Mettre en place un tableau de bord DSI :

Ce projet a pour but de définir et de restituer des indicateurs (homogènes et validés par tous) pour outiller la prise de décision au sein de la DSI et apporter une vision fidèle de l’activité au directeur des systèmes d’information et aux différents managers.

     Mettre en place un outil de workflow :

Le Logiciel de Workflow / BPM va permettre d'accroître l'agilité de la DSI en optimisant et en automatisant rapidement et facilement tous les processus humains et/ou systèmes.

     Mettre en place un management visuel pour l’informatique :

« Faire du management visuel », insiste Régis Médina, coach Lean chez Operae Partners, « ce n’est pas se contenter de mettre les indicateurs au mur et faire du reporting ». Le management visuel, en tant que révélateur de problèmes, doit permettre aux équipes de suivre leur performance quotidiennement et doit les amener à réfléchir à l’amélioration de leur propre service.

Le management visuel permet

. d’améliorer la communication au sein de la DSI,

. d’avoir un suivi visuel des projets,

. de rendre les instantanément problèmes visibles et de faire émerger les gaspillages.

. de rendre visible la performance (indicateurs)

. de gérer les dépendances des projets,

. idées d’amélioration.

Exemple de management visuel : Obeya Room

     Mettre en place des correspondants informatiques locaux dans les Directions métier : 

Fonctionnellement rattaché à la DSI, le correspondant informatique local dépendra hiérarchiquement des directions métier. Son rôle d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage lui permettra de recueillir les besoins métier, d’évaluer les enjeux de ses besoins, d’analyser, d’étudier la faisabilité avec la maîtrise d’œuvre. Ce correspondant assurera la communication entre la DSI et les entités métier notamment sur l’état d’avancement des projets. Il aura un rôle important dans le déploiement, la recette et dans le transfert des responsabilités. Il ne devra pas se substituer au Help Desk central.